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【ひな形あり】退職の御礼メールの書き方とタイミング

【ひな形あり】退職の御礼メールの書き方とタイミング

転職で会社を辞める際には、お世話になった方々への退職の御礼挨拶は欠かせません。社内の方、取引先の方、すべての人に会って挨拶できればよいですが、現実はそうもいかないものです。

今回は退職の御礼メールについて、書き方やタイミングなど、押さえておきたい内容をまとめました。

ひな形も用意したので、ぜひ参考にしてください。

退職の御礼挨拶は誰にまで?

退職の御礼挨拶ですが、社内であれば、同じ部署の方、他部署の方問わず、お世話になった方々に挨拶をするとよいでしょう。
大きな会社であれば、全く接点のなかった人もいると思います。そういった方にまで挨拶をしても、相手は違和感を覚えます。挨拶はお世話になった方、もしくは面識がある方までにとどめておきましょう。

また、嫌いな人には挨拶をしないというのは社会人としてのマナーに欠けています。今後どこかで一緒に仕事をする可能性もあるので、「立つ鳥跡を濁さず」を肝に銘じて、クリーンな印象で退職するように心掛けましょう。

取引先や社外の方に関しては、後任者にスムーズに引継ぐためにも注意が必要です。

お客様であれば、しばらく取引がなかったとしても最低限の挨拶はしておきましょう。反対に、自分がお客の立場だった取引先で、今はほとんど取引していない担当者にまで挨拶をすると、営業の連絡がきたりと、かえって迷惑になる可能性があるので、控えておいたほうがよいでしょう。

会って?電話?メール?

退職の御礼挨拶は、もちろん直接会って伝えることが一番でしょう。しかし、すべての人に会って挨拶するのはとても大変です。また遠方のため、会えない方もいるかと思います。そういった時には、電話>メールという順番で挨拶するとよいでしょう。

電話も大変!という際は、電話は重要な方だけにして、メールをうまく活用しましょう。

メールは個別送信が望ましいですが、しっかりとメールの文面で感謝の気持ちを伝えれば、一斉送信でも失礼ではありません。一斉送信する場合は、送信先同士でアドレスを知られないようにToに自分のアドレスを入れ、Bccに送信先のアドレスを入れて送りましょう。

御礼メールを送るタイミング

退職の御礼挨拶をメールで行う際は、送るタイミングにも注意してください。

社内であれば、出勤最終日に送るようにしましょう。時間としては、業務がひと段落する終業1時間前を目途に送るとよいでしょう。忙しい時間帯や終業時間ギリギリは避けるようにします。

社外の方へは、出勤最終日の1か月前〜2週間前に送るとよいでしょう。後任者への引継ぎに支障がないように、必ず上司などと相談してから決めるようにしてください。

御礼メール作成の注意点

退職の御礼メールでは、退職の挨拶と一目でわかるような件名にします。名前とセットにしてシンプルに書くとよいでしょう。

本文は、感謝の気持ちを思い出やエピソードをまじえて書くように心掛けてください。簡潔に書くと冷たいイメージになってしまうので注意しましょう。退職理由は「一身上の都合」にとどめ、ネガティブな言葉や愚痴は厳禁です。

社内の方であれば、今後の連絡先を差支えのない程度で入れても構いません。私用の携帯番号やメールアドレスを伝えることに抵抗があれば、SNSの連絡先を載せるのも一つの手段です。

社外の方に対しては、退職日、後任者を必ず書くようにします。「気づいたら退職していた」とならないように注意してください。また、自分が退職し、後任者が決まらないままでは、相手は不安を感じてしまうので、後任者が決まっていない場合は、後日決まり次第、後任者から連絡する旨を記載します。

社外の方に私用連絡先や転職先などを伝えるのはNGです。今までの関係性はあくまでも会社を通してのものなので、個人的な連絡先を記載することは自分や会社の信用問題にもなります。

ここで、御礼メールを作成する時におすすめなのが、完成したらまず自分に送信してみることです。実際にメールを受け取った側としてチェックができるので、書いていると気づかないメールの印象も確認できます。

ひな形その1、社内向け【個別送信】

お世話になった社内の方へ個別に送る御礼メールのひな形をご紹介します。

件名:退職のご挨拶 ○○○○(氏名)

○○部 部長
○○様

お疲れ様です。○○部の○○です。

私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。本日が最終出勤日になります。
本来であれば直接伺うべきところ、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

○○部長には入社当初から○年間ご指導ご鞭撻をいただき、多くのことを学ばせていただきました。
私の軽率な判断で○○社からのクレームを起こしてしまった時には、今後の対応を冷静にご説明いただき、私もいつか◯◯部長のような対応ができるようになりたいと強く心に思ったことを今でも覚えています。

◯◯部長から教えていただいたことをいかし、これからも頑張っていきたいと思います。

最後になりましたが、○○部長のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になります。何かありましたらご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:
電話番号:

ひな形その2、社内向け【一斉送信】

社内の方へ一斉送信する御礼メールのひな形です。一斉送信の断りを一言入れるとよいでしょう。

件名:退職のご挨拶 ○○○○(氏名)

○○部の皆様

お疲れ様です。○○部の○○です。

私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。本日が最終出勤日になります。
本来ならば直接ご挨拶をさせていただきたかったのですが、お伺いできない方も多数いらっしゃいますのでメールにて失礼いたします。

在職中は本当に多くの皆様にお世話になり、ありがとうございました。
至らない点も多く皆様にはたくさんご迷惑をおかけしましたが、温かくご支援いただいたおかげで仕事を続けることができ、本当に感謝しています。

皆様との貴重な時間のなかで学ばせていただいたこと、経験できたことを大切にして、これからの人生を歩んでいきたいと思います。

最後になりましたが、皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申しあげます。
今まで本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になります。今後ともご連絡いただけると幸いです。

Facebook:https://www.facebook.com/○○○○ ←ユーザーネーム(ユニークURL)

ひな形その3、社外向け

社外の方へは後任の担当者など、業務上のお知らせを必ず記載するようにしましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社○○ ○○)

株式会社○○○○ ○○部
○○○○様

いつも大変お世話になっています。
株式会社○○の○○です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもちまして退職することになりました。最終出社日は○月○日です。

○○様とは○○以来のお付き合いでしたが、
在職中は何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

後任は、同部署の○○という者が務めさせていただきます。
後日○○が直接ご挨拶に伺いますので、これまでと同様ご指導のほどよろしくお願いいたします。

本来であれば、直接ご挨拶すべきところではございますが、メールにて失礼しましたことを深くお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

(署名)
社名・部署名:
氏名:
メールアドレス:
電話番号:

相手を思って書く

退職の御礼メールは、失礼があってはいけないと緊張するかもしれませんが、大切なのは相手への感謝の気持ちを込めて書くことです。

どんなエピソードがあったか、どんなことでお世話になったか、相手のことを思い出しながら書いていくと、自分らしい御礼メールになってきます。

ご紹介したひな形を参考に、心を込めて退職の御礼挨拶を考えてみてください。